Özlük Dosyası Hazırlama
6331 sayılı İş Güvenliği Kanunu ve yönetmelikleri uyarınca “Özlük Dosyaları Hazırlama” Hizmet sürecimiz,
1.Personel Bilgi Formları hazırlayarak her personelin kendine ait işletmede bulunması gereken “İşçi Özlük Dosyası” hazırlamak,
2. Mevzuat ve gereklilikler yönünden işçilere ve işverene bu konuda bilgilendirme yapmak,
3. Personelle ilgili tüm bilgilere hem dosyasından hem elektronik ortamdan ulaşılabilmesini sağlamak,
4. İş Güvenliği Kanunu yönünden işçi dosyasında bulunması gereken “İşe Giriş Muayene Raporu” hazırlamak, (Sağlık Görevlisi ve Özlük Dosyası Danışmanı)
5. Muayeneleri yaparak formların geçerliliğini kontrol ederek paraflamak, (İşyeri hekimimiz işyerinde muayene yaparak hazırlar)
6. İş Güvenliği Eğitimi ile işçilere iş Güvenliği Kanununa istinaden bilgiler vermek,(İş Güvenliği Uzmanı)
7. Eğitim Sertifikaları hazırlamak ve onaylamak (İş Güvenliği Uzmanı)
8. Personel Sözleşmeleri ve Bordroları Kontrol etmek ve imzalatmak (Özlük Danışmanı)
9. Dosyada bulunması gerekenleri tamamlayarak son kontrol ve onayı sağlamak, (Bilim OSGB İş Güvenliği Kurulu—İş Güvenliği Uzmanı, İşyeri Hekimi, Sağlık Görevlisi, Özlük Danışmanı) (Ayrıca İşveren ve/veya OSGB Müdürü )
4857 sayılı İş Kanunu’nun İşçi Özlük Dosyası Nedir?
“İşçi özlük dosyası
MADDE 75. – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
Tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. Bu özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla:
1- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti,
2- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,
3- İkametgâh İlmühaberi,
4- Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
5- CV’ si
6- İş sözleşmesi,
7- Sağlık Raporu,
8- Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor.
9- Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,
10- Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili Gelir İdaresi Başkanlığından indirim uygulanacağına dair yazı
11- Sakat işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
12- Adli sicil kaydı,
13- Eski hükümlü ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
14- Terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
15- Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
16- Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
17- Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,
18- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.
19- Çalışma Belgesi (İşten Ayrılan İşçiler İçin)
20- İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar,
21- Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personeller için: İşçilerin adı, soyadı ve T.C. Kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste
22-Muvafakatname,
23- Kişisel Koruyucu temini ve bilgilendirmesi ile ilgili yazı
İlaveten işyerine özel bulunması gereken bilgiler bulunmalıdır.